Obowiązki agentów w Companies House jako Corporate Service Providers (CSP) – co musisz wiedzieć w 2025 roku

Czy twój agent uzyskal rejestracje?

W Wielkiej Brytanii wprowadzono szereg zmian w przepisach dotyczących agentów rejestracyjnych, czyli tzw. Corporate Service Providers (CSP). Są to podmioty, które w imieniu klientów dokonują rejestracji spółek, zmian w Companies House, obsługują adresy siedzib oraz pomagają w utrzymaniu zgodności z przepisami prawa spółek.

Zmiany wprowadzone przez Economic Crime and Corporate Transparency Act 2023 (ECCTA) oraz wdrożone w praktyce od 2024/2025 r. mają na celu zwiększenie transparentności i bezpieczeństwa rejestracji nowych firm w Wielkiej Brytanii.

Dla agentów rejestracyjnych oznacza to nowy zestaw obowiązków wobec Companies House i HMRC, a także konieczność potwierdzania tożsamości osób i podmiotów, dla których wykonują czynności korporacyjne.

Kim jest Corporate Service Provider (CSP)

Zgodnie z definicją przyjętą przez Companies House, Corporate Service Provider (CSP) to osoba lub firma, która zawodowo zajmuje się świadczeniem usług rejestracyjnych lub administracyjnych dla spółek. CSP może:

• zakładać spółki w imieniu klientów,
• zgłaszać zmiany dyrektorów, udziałowców i adresów,
• utrzymywać zarejestrowany adres spółki,
• przechowywać dokumentację korporacyjną,
• wykonywać czynności związane z utrzymaniem zgodności (compliance).

Od 2025 roku CSP nie może wykonywać tych czynności bez wcześniejszego zarejestrowania się w Companies House oraz potwierdzenia swojej autoryzacji w ramach systemu AML (Anti-Money Laundering).

Nowy obowiązek rejestracji CSP w Companies House

Od 2024 r. Companies House prowadzi rejestr zatwierdzonych agentów, którzy mają prawo wykonywać czynności korporacyjne w imieniu klientów. Każdy CSP ma obowiązek:

• zarejestrować się w systemie Companies House Authorised Agent Scheme,
• uzyskać unikalny numer identyfikacyjny (tzw. agent ID),
• regularnie aktualizować dane kontaktowe i status autoryzacji AML,
• przechowywać dane identyfikacyjne klientów przez określony czas.

Niezarejestrowany agent nie może już składać dokumentów ani wniosków w imieniu klientów – każde zgłoszenie musi być powiązane z zatwierdzonym profilem agenta w systemie.

Wymogi weryfikacji tożsamości (ID verification)

Jednym z najważniejszych nowych wymogów jest obowiązek weryfikacji tożsamości (ID Verification).
Zgodnie z nowymi zasadami, CSP musi potwierdzić tożsamość:

• swoich klientów (beneficjentów rzeczywistych – Beneficial Owners),
• dyrektorów i osób kontrolujących spółkę,
• a także własnych przedstawicieli działających w ramach obsługi klienta.

Weryfikacja może odbywać się poprzez system cyfrowy (np. aplikację biometryczną) lub za pośrednictwem portalu Companies House. Brak potwierdzenia tożsamości może skutkować odrzuceniem wniosku lub sankcjami finansowymi.

Obowiązki w zakresie AML (Anti-Money Laundering)

W ramach Economic Crime Act wzmocniono również obowiązki CSP w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy. Każdy agent ma obowiązek:

• być zarejestrowany i nadzorowany przez uprawniony organ AML (np. HMRC, FCA lub AAT),
• prowadzić ocenę ryzyka klientów (Client Risk Assessment),
• gromadzić i aktualizować dokumenty tożsamości (CDD – Customer Due Diligence),
• raportować podejrzane transakcje (SAR – Suspicious Activity Reports),
• szkolić pracowników w zakresie AML i prowadzić rejestr szkoleń.

W praktyce oznacza to, że agenci muszą stosować zasadę „poznaj swojego klienta” (Know Your Customer, KYC) i posiadać kompletną dokumentację każdego klienta, zanim dokonają zgłoszenia do Companies House.

Odpowiedzialność karna i cywilna agentów

Nowe przepisy przewidują poważne konsekwencje dla agentów, którzy nie przestrzegają wymogów.
Za zaniechanie obowiązków weryfikacyjnych lub błędne dane w zgłoszeniach mogą grozić:

• kary finansowe nakładane przez Companies House lub HMRC,
• zawieszenie lub cofnięcie autoryzacji agenta,
• a w przypadkach rażącego naruszenia – odpowiedzialność karna.

Od 2025 r. Companies House otrzymało nowe uprawnienia do odmowy rejestracji spółki, jeśli agent nie ma potwierdzonego statusu AML lub złożył niekompletne dane identyfikacyjne.

Transparentność i publiczna odpowiedzialność

Nowy reżim rejestracyjny CSP ma na celu zwiększenie przejrzystości brytyjskiego rejestru firm. Od 2025 r. Companies House uzyskało prawo do:

• publikowania listy zatwierdzonych agentów rejestracyjnych,
• odrzucania zgłoszeń od nieautoryzowanych podmiotów,
• weryfikowania danych adresowych spółek i adresów korespondencyjnych,
• oraz przekazywania informacji o naruszeniach do HMRC, NCA i policji.

Oznacza to koniec anonimowych rejestracji i większy nacisk na identyfikację beneficjentów rzeczywistych (Beneficial Owners) w spółkach zarejestrowanych w UK.

Jak przygotować się do nowych wymogów

Dla istniejących agentów kluczowe jest dostosowanie procedur wewnętrznych do nowych regulacji.
W praktyce oznacza to konieczność:

1. Aktualizacji polityki AML i dokumentów zgodnych z Economic Crime Act 2023.
2. Rejestracji w Companies House i uzyskania numeru identyfikacyjnego agenta.
3. Wdrożenia procesu ID Verification dla wszystkich klientów i przedstawicieli.
4. Przeprowadzenia audytu zgodności (compliance audit) – czyli sprawdzenia, czy procedury spełniają aktualne wymogi HMRC i Companies House.
5. Szkolenia pracowników z zakresu KYC, AML i nowych zasad rejestracji spółek.

Dla nowych agentów rejestracja w Companies House jest warunkiem koniecznym, aby móc legalnie świadczyć usługi zakładania i obsługi spółek w Wielkiej Brytanii.

Korzyści z bycia zatwierdzonym agentem

Mimo zwiększonych obowiązków, nowy system ma też pozytywne strony. Bycie autoryzowanym agentem w Companies House zwiększa wiarygodność wobec klientów i instytucji finansowych. Taki status:

• ułatwia współpracę z bankami przy otwieraniu rachunków firmowych,
• potwierdza legalność działalności i zgodność z przepisami AML,
• pozwala korzystać z priorytetowych kanałów komunikacji z Companies House,
• wzmacnia reputację na rynku usług korporacyjnych i księgowych.

Podsumowanie

Rok 2025 to punkt zwrotny w funkcjonowaniu rynku usług rejestracyjnych w Wielkiej Brytanii.
Nowe przepisy wprowadzają pełną odpowiedzialność i transparentność dla agentów działających jako Corporate Service Providers.

Każdy CSP musi teraz:

• być zarejestrowany w Companies House,
• posiadać ważny status AML,
• weryfikować tożsamość klientów,
• i utrzymywać pełną zgodność z Economic Crime Act.

To zmiana, która ma wzmocnić wiarygodność brytyjskiego rejestru firm i utrudnić wykorzystywanie spółek do celów niezgodnych z prawem.
Dla profesjonalnych doradców i biur księgowych jest to również szansa, by zbudować trwałe relacje z klientami oparte na zaufaniu i przejrzystości.